Preguntas frecuentes

¿Qué hay que hacer exactamente para darse de alta de autónomo?

Dos altas, no una: la censal en Hacienda (modelo 036, el censo de empresarios) y la de la Seguridad Social en el RETA, el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos. Son organismos distintos y no se enteran el uno del otro por su cuenta.

El orden importa: primero se declara ante Hacienda la actividad que vas a hacer y desde cuándo, y después se cursa el alta en el RETA con esa fecha de inicio. Cada alta tiene su propio plazo respecto al día en que empiezas a trabajar, y te los confirmamos con tu fecha real antes de mover nada, porque llegar tarde a la de la Seguridad Social se paga.

Del papeleo nos ocupamos nosotras y el alta va incluida, no se factura aparte. Sus dos bordes, dichos aquí: si te das de baja antes de seis meses, sí te cobramos el alta, y está escrito así en la página de precios; y para presentarlo necesitamos tu certificado digital o tu Cl@ve, con un momento en el que tienes que estar delante del ordenador tú.

¿Qué documentos me vais a pedir para el alta?

DNI o NIE, número de la Seguridad Social, un IBAN para la domiciliación de la cuota y la dirección donde vas a desarrollar la actividad. Poco más.

Lo que de verdad nos lleva tiempo no es el papeleo, es una conversación de quince minutos: qué vas a hacer, a quién le vas a facturar y si va a ser dentro o fuera de España. De ahí salen el epígrafe del IAE, el Impuesto de Actividades Económicas —que da nombre a tu actividad ante Hacienda aunque no lo pagues—, y si te toca o no darte de alta en el registro de operadores intracomunitarios. Elegir mal ese epígrafe no es grave, pero se arrastra, y corregirlo después es un trámite más.

Si no tienes certificado digital, esa parte la tienes que hacer tú: se solicita a tu nombre y con tu identidad. Te mandamos los pasos en orden y te decimos dónde acreditarte en Madrid.

Estoy empezando. ¿Me interesa la cuota reducida de autónomo?

Casi siempre sí durante el primer año, pero no es automática: hay requisitos de no haber estado de alta en los años anteriores y de no ser autónomo societario. Te lo comprobamos antes del alta y te decimos que no si no te corresponde.

Los importes y la duración cambian con cada reforma del sistema de cotización por ingresos reales, así que no los escribimos aquí congelados: te los damos por escrito, con la fecha de consulta, antes de que firmes nada.

Tengo un trabajo por cuenta ajena. ¿Puedo ser autónomo a la vez?

Sí. Se llama pluriactividad: estar de alta en el Régimen General por tu nómina y en el RETA por tu actividad por cuenta propia, a la vez y legalmente.

Cotizas por los dos sitios, y por eso existe un mecanismo de devolución del exceso de cotización cuando entre las dos supera cierto tope anual. No es automático en todos los casos y el tope se actualiza cada año, así que lo revisamos con tus bases reales y te decimos si te corresponde pedirlo.

Lo que sí conviene mirar antes de empezar es tu contrato: la pluriactividad es legal, pero una cláusula de exclusividad o de no competencia es un asunto entre tu empresa y tú, y ahí no entramos nosotras.

¿Puedo emitir una factura suelta sin darme de alta de autónomo?

Para emitir una factura hay que estar dado de alta en Hacienda, sí o sí: la factura sin alta censal no es una factura, es un problema en diferido.

La duda de verdad es otra, y la respuesta honesta es que no es blanca o negra. El alta censal en Hacienda y el alta en el RETA son trámites distintos, y existe una discusión larga —con sentencias en las dos direcciones— sobre la obligación de cotizar cuando la actividad es esporádica y no llega al salario mínimo. Nosotras no te vamos a decir que hay una vía segura para no cotizar, porque no la hay: quien te la venda como algo resuelto te está vendiendo su interpretación.

Lo que sí hacemos: darte de alta y de baja censal las veces que haga falta sin coste adicional dentro de la cuota, y decirte por escrito qué riesgo asumes en tu caso concreto.

Ya tengo gestor. ¿Cambiarme en mitad del año es un lío?

Es menos lío del que parece, pero no es cero: hay que pedirle a tu gestor actual los libros y los modelos presentados de este ejercicio, y a veces tarda. Nosotras redactamos el correo de solicitud por ti y lo seguimos hasta que llega. El mejor momento para cambiar es justo después de presentar un trimestre; el peor, la semana antes.

¿Quién presenta el trimestre que ya está empezado?

Lo presentamos nosotras si nos da tiempo a tener tus datos completos, y te decimos que no si no nos da. Esa frase es la parte importante.

Un trimestre a medias se puede recoger sin problema: lo que necesitamos son las facturas emitidas y recibidas desde el 1 del primer mes del trimestre, y el modelo del trimestre anterior para cuadrar arrastres, sobre todo si venías compensando IVA. Si llegas con el plazo encima y falta información, te lo decimos el mismo día laborable y presentamos el trimestre siguiente, no el que no podemos hacer bien.

El borde: en el trimestre que no presentamos nosotras, no respondemos de lo presentado por otro. Empezamos a responder desde el primer modelo que sale con nuestro certificado.

¿Tengo que avisar a mi gestor actual y decirle por qué me voy?

Avisar, sí. Explicarte, no: no le debes un motivo a nadie.

Lo que sí conviene es que el aviso sea por escrito y con fecha, para que quede claro desde qué mes deja de presentar en tu nombre. Dos gestorías presentando el mismo modelo es un lío mayor que ninguna, y ocurre.

Hay una cosa que solo puedes hacer tú: revocar la representación que le diste ante la AEAT. Nosotras te decimos exactamente dónde está ese botón en la sede electrónica, pero el clic es tuyo.

Creo que mi gestor anterior no presentó algo. ¿Qué hacéis con eso?

Primero mirarlo, y mirarlo es gratis. Con tu certificado consultamos tus declaraciones presentadas y tus notificaciones en la sede electrónica y te decimos qué hay y qué falta, sin compromiso de contratarnos.

Si falta algo, hay una diferencia que decide el precio de la equivocación: presentar tarde por iniciativa propia lleva un recargo por presentación extemporánea, y presentar tarde después de que Hacienda te lo haya requerido sale bastante peor y puede pasar de recargo a sanción. Los porcentajes escalan con el retraso, así que te los calculamos con tu caso delante en vez de escribirlos aquí como si fueran fijos.

El borde, dicho antes: ponerte al día de ejercicios anteriores a tu alta con nosotras no entra en la cuota. Te decimos qué falta y qué cuesta arreglarlo antes de que firmes nada.

¿Qué modelos me tocan a mí?

A un autónomo que factura solo en España, sin local alquilado y sin nadie contratado, le tocan dos cada trimestre y un resumen al año: el 303 de IVA y el pago fraccionado del IRPF —el 130 en estimación directa, el 131 si estás en módulos—, más la renta anual y los resúmenes anuales de enero.

A partir de ahí, cada modelo extra responde a un hecho concreto de tu actividad: si facturas a empresas de otros países de la Unión Europea, el 349; si alquilas un local, el 115 de retenciones del alquiler; si tienes a alguien en nómina o pagas facturas de profesionales con retención, el 111. No es una lista que haya que elegir: es una consecuencia de lo que haces.

Y hay un caso que sorprende a todo el mundo: si todas tus facturas llevan retención porque solo trabajas para empresas, es posible que no tengas que presentar el 130. Te lo comprobamos al darte de alta, porque presentar de más también da trabajo y no sirve para nada.

¿Presentáis vosotras los modelos o los tengo que presentar yo?

Los presentamos nosotras con nuestro certificado de representación, una vez que tú has dado el visto bueno a los números. Lo que no hacemos es firmar en tu nombre cosas que no has visto: siempre hay un paso donde tú dices «adelante». Y para algunos trámites concretos hace falta tu certificado digital; en esos te decimos exactamente qué botón hay que pulsar.

¿Qué me puedo deducir de verdad y qué no cuela?

La regla, en una línea: se deduce lo que está afecto a tu actividad, tienes factura completa a tu nombre y con tu NIF, y puedes explicar por qué lo necesitas para trabajar. Los tres requisitos a la vez.

Cuelan sin discusión: cuotas de autónomo, suministros y alquiler de un despacho, material, software, formación relacionada, seguros de responsabilidad civil, asesoría —esto, sí— y la parte proporcional de los suministros de casa si trabajas en ella y lo has declarado así en el 036. Ese porcentaje lo fija la norma y no nos lo inventamos: te decimos cuál es y sobre qué se aplica.

No cuelan, aunque te lo hayan contado: la ropa que no es uniforme con anagrama, la comida en casa, el móvil que también usas para todo lo demás sin ninguna prueba de reparto, y las famosas comidas con clientes cuando no hay cliente. El coche es el caso clásico: salvo actividades concretas, la deducción del IVA está limitada por ley a una parte, y la del gasto en IRPF es mucho más estricta todavía. Te decimos si tu actividad es una de las excepciones; casi nunca lo es.

Nuestro compromiso, con su borde: te proponemos todo lo que sea defendible y te decimos que no a lo que no lo sea, aunque insistas. Si algo entra en zona gris, te avisamos de que es gris antes de meterlo, no después.

Voy a facturar a un cliente de otro país de la Unión Europea. ¿Le pongo IVA?

Si el cliente es una empresa o un profesional con NIF-IVA válido, la factura va sin IVA español y con la mención de inversión del sujeto pasivo: el impuesto lo liquida él en su país. Si es un particular, la respuesta cambia y depende del tipo de servicio.

Antes de emitir esa primera factura hay dos pasos que tienen que estar hechos: estar dado de alta en el ROI, el Registro de Operadores Intracomunitarios, y comprobar el NIF-IVA del cliente en el censo VIES el día de la factura, con captura de pantalla guardada. El alta en el ROI no es inmediata: Hacienda la comprueba y puede tardar, así que se pide con antelación, no la tarde anterior.

Fuera de la Unión Europea el planteamiento es distinto y suele ser exportación de servicios, también sin IVA pero por otro motivo y con otras casillas. El 349 lo presentamos nosotras dentro de la cuota mientras tengas operaciones que declarar; si no las tienes, no se presenta.

¿Tengo que usar un programa de facturación concreto?

No. Puedes mandarnos las facturas como quieras: desde tu programa, en PDF o fotografiadas con el móvil. No vendemos software ni cobramos comisión por recomendarte ninguno.

Ahora bien, la normativa de facturación electrónica y de sistemas informáticos verificables está en marcha y afecta a los autónomos por fases, según a quién factures y con calendarios que se han retrasado más de una vez. No te vamos a dar aquí una fecha que puede cambiar el mes que viene: cuando tu perfil entre en el calendario en vigor, te avisamos con tiempo y te decimos qué opciones tienes, incluidas las gratuitas.

Me ha llegado una carta de Hacienda y no la entiendo. ¿Qué hago ahora mismo?

Súbela al Traductor: te devolvemos qué dice, qué tienes que hacer y antes de qué fecha, revisado por una gestora. No la ignores esperando a que se aclare sola — casi todos los plazos administrativos corren desde que la notificación se entiende recibida, no desde que tú la abres.

¿Qué es la dirección electrónica habilitada y por qué me obliga a nada?

Es el buzón oficial donde la Administración deja tus notificaciones. Si estás incluido en el sistema de notificación electrónica obligatoria, ese buzón sustituye al cartero: lo que se deposita ahí cuenta como notificado, lo abras o no.

El mecanismo que pilla a todo el mundo es este: una notificación puesta a disposición en el buzón se da por notificada al cabo de unos días aunque nadie entre a leerla, y desde ese momento empieza a correr el plazo para contestar. Cuántos días son exactamente depende del procedimiento y del organismo, así que no lo escribimos aquí como si fuera un número único: te lo decimos con tu notificación delante, que es cuando importa.

Lo que hacemos por ti dentro de la cuota: vigilamos ese buzón y te avisamos cuando entra algo. Lo que no podemos hacer: impedir que el plazo corra mientras decides. El reloj no es nuestro.

Me voy tres semanas de vacaciones. ¿Puedo pausar las notificaciones?

Se pueden pedir días de cortesía: unos días naturales al año, elegidos por ti con antelación, en los que la AEAT no te deposita notificaciones nuevas en el buzón. Es una de las pocas cosas verdaderamente útiles que casi nadie usa.

Hay tres avisos que van pegados a esa promesa. Se solicitan con antelación en la sede electrónica y no valen para el día siguiente. No paran las notificaciones ya depositadas antes de tu solicitud, que siguen su curso. Y son de la AEAT: la Seguridad Social y otros organismos van por su cuenta.

Si eres cliente, esos días te los pedimos nosotras cuando nos digas tus fechas. Y una advertencia sobre agosto: no es un mes en blanco. Hay plazos que se detienen y otros que no, según el organismo y el procedimiento, así que no es una red de seguridad en la que apoyarse.

¿Un requerimiento es lo mismo que una providencia de apremio?

No, y la diferencia es de las que se notan en la cuenta corriente. Un requerimiento es una petición: te piden un dato, un justificante o una declaración que falta, y tienes un plazo para aportarlo. Una providencia de apremio es otra fase: la deuda ya no está solo pendiente, ha entrado en cobro forzoso, lleva un recargo añadido y los plazos se acortan.

Entre medias hay más nombres, y cada uno significa un momento distinto del procedimiento: comunicación, propuesta de liquidación, diligencia de embargo. Están todos explicados uno a uno en el glosario del Traductor.

Lo mismo en dos líneas: «Requerimiento» no siempre es malo. «Providencia de apremio» sí. Con un apremio encima de la mesa, lo urgente no es entenderlo del todo, es mirar la fecha límite antes de hacer ninguna otra cosa.

¿Por qué está todo escrito de una manera imposible de entender?

Porque el lenguaje administrativo se escribe para ser inatacable en un juzgado, no para ser leído por la persona a la que va dirigido. No es maldad: es que su destinatario real es otro procedimiento.

Una muestra del diccionario, con la traducción al lado. «A efectos oportunos» significa «para lo que sea». «Sin perjuicio de lo anterior» significa «olvida lo que acabo de decirte». «Se le requiere para que aporte» significa «mándanos el papel». Nada de esto es difícil. Solo está escrito para que lo parezca.

El borde, por si acaso: traducir no es sustituir. En la respuesta que te damos siempre verás el término oficial escrito, porque vas a volver a encontrártelo en el próximo sobre y tienes que reconocerlo.

El precio que anunciáis, ¿lleva IVA?

No: es la base imponible. En la factura verás el IVA sumado aparte, como en cualquier servicio profesional. No hay ninguna otra línea.

La buena noticia es que ese IVA no es coste para ti: te lo deduces en tu propio trimestre, igual que la cuota, que es gasto deducible de tu actividad. Lo que te cuesta de verdad al mes es la base.

¿Qué hay que la cuota no cubra y me pueda sorprender?

Seis cosas, y están escritas enteras en la página de precios porque preferimos que te vayas a otra gestoría hoy antes que descubrirlas tú en octubre: sociedades limitadas, representación en una inspección, recursos y reclamaciones ante el TEAR, la contabilidad de ejercicios anteriores a tu alta con nosotras, las tasas y recargos que cobra la propia Administración, y el programa de facturación.

Un matiz que importa, porque es donde el sector juega: un requerimiento normal entra en la cuota, no se factura aparte. Lo que se sale es el trabajo jurídico de un recurso, que es otro oficio y otras horas.

Y una regla nuestra sobre todo lo anterior: antes de empezar cualquier trabajo que no esté en la cuota, te decimos por escrito lo que cuesta y esperamos a que digas que sí. Nunca vas a ver un concepto nuevo aparecer en una factura sin haberlo aprobado antes.

Algunos meses no facturo nada. ¿Puedo pausar la cuota?

No. La cuota es anual repartida en doce, porque un trimestre a cero también hay que presentarlo y la renta hay que hacerla igual. Lo que sí podemos ver contigo es si te conviene darte de baja de autónomo una temporada, y en ese caso te lo decimos aunque signifique dejar de cobrarte.

Si me voy, ¿me llevo mis cosas?

Sí, y sin pedirlo dos veces. Te entregamos libros, modelos presentados y justificantes en formatos que puedas abrir sin ningún programa nuestro, sin coste y sin condicionarlo a que expliques por qué te vas.

Tampoco hay permanencia: avisas dentro del mes en curso y el siguiente ya no se cobra. La condición que sí existe es la del alta gratuita —si te das de baja antes de seis meses, se factura el alta—, y está dicha en voz alta en la página de precios, no en la cláusula 11.

Cuando te confirmemos la baja te daremos la fecha concreta de entrega de tus documentos. No la prometemos aquí en abstracto: depende de cuántos ejercicios haya que recopilar, y decir un número que luego no se cumple sería exactamente lo que criticamos.

¿Cuánto tardáis en contestar de verdad?

El mismo día laborable. Si escribes a las 19:30 de un viernes, te contestamos el lunes, no el viernes por la noche: aquí no hay nadie de guardia y preferimos decirlo a fingir que sí.

El horario de soporte es de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00. Fuera de él el chat sigue abierto y puedes dejarlo escrito; lo que no hay es alguien leyéndolo.

¿El chat es un bot?

No. Contestan Javier Soto y Lucía Ferrer, que están en la oficina de Calle de la Palma. Verás su nombre en cada mensaje y, si tu caso es fiscal, la respuesta la firma una de las cuatro gestoras colegiadas del equipo: Elena Prieto, Nuria Cabañas, Rocío Valdés o Marta Ibáñez. No usamos respuestas automáticas para nada que no sea el acuse de recibo.

Si os equivocáis y me cae una sanción, ¿quién la paga?

Si el error es nuestro, lo asumimos nosotras: recargo e intereses incluidos, y lo recurrimos sin cobrarte. Si el error viene de una factura o un dato que no nos llegó a tiempo, la sanción es tuya, y eso también está escrito en las condiciones.

Tenemos contratado un seguro de responsabilidad civil profesional; la compañía y el número de póliza figuran en las condiciones del servicio, no solo en esta frase.

¿Y si el que se equivoca soy yo?

Se arregla, y no cobramos por arreglarlo. Una factura que aparece tarde, un gasto que no era deducible, un dato mal apuntado: se rectifica con una declaración complementaria o sustitutiva y se sigue adelante. Es trabajo normal, no un incidente.

Lo único que no podemos deshacer es lo que ya cobra la Administración por su cuenta. Si el retraso genera un recargo, ese importe es de ellos y lo pagas tú; nosotras te decimos cuánto es antes de presentar, no después, y si merece la pena discutirlo.

Lo que no vamos a hacer es reñirte. Los datos que faltan aparecen en todas las gestorías del país y llamamos a la puerta antes del plazo precisamente para eso.

¿Qué pasa en agosto? ¿Cerráis?

No cerramos, pero somos menos: la oficina se organiza por turnos y las vacaciones se reparten para que siempre haya al menos una gestora colegiada trabajando. El compromiso de responder el mismo día laborable se mantiene en agosto; lo decimos aquí para que nos lo puedas reclamar.

Sí conviene saber que julio es el mes con más carga del año, porque el segundo trimestre se presenta a la vuelta de todos, y que agosto tiene sus propias reglas de plazos administrativos, distintas según el organismo. Si tienes algo con fecha en ese tramo, te lo avisamos en junio, no el 28 de julio.